Négociation commerciale : maîtriser les CGV, conventions annuelles et CGA

Par Yasmine EDDAMLe 8 avril 2025

Table des matières

Chaque année, la période des négociations commerciales rythme la vie de nombreuses entreprises, en particulier entre fournisseurs et distributeurs. C’est un moment intense, souvent complexe, où se définissent les conditions qui régiront les relations d’affaires pour l’année à venir. Loin d’être une simple discussion informelle, ce processus est encadré par des règles juridiques précises visant à assurer la transparence et un certain équilibre. Au cœur de ce dispositif se trouvent les Conditions Générales de Vente (CGV), la convention écrite récapitulative, et parfois les Conditions Générales d’Achat (CGA).

Comprendre le rôle et les exigences légales de chacun de ces documents est fondamental pour naviguer sereinement dans ces négociations et sécuriser vos accords commerciaux. Une mauvaise compréhension ou une négligence peut entraîner des litiges, des déséquilibres contractuels préjudiciables, voire des sanctions administratives. Cet article vous propose de décrypter ces outils essentiels de la négociation commerciale B2B.

Les Conditions Générales de Vente (CGV) : le point de départ incontournable

Vos Conditions Générales de Vente ne sont pas un simple document informatif. La loi leur confère un rôle central : elles constituent, comme le précise l’article L.441-1 du Code de commerce, le socle unique de la négociation commerciale. C’est sur cette base que les discussions doivent s’engager.

Une communication obligatoire (sur demande)

Tout producteur, prestataire de services, ou grossiste qui établit des CGV est tenu de les communiquer à tout acheteur professionnel qui en fait la demande. Cette communication doit se faire par un moyen constituant un « support durable » (par exemple, un PDF envoyé par email, un document papier, une mise à disposition sur un espace sécurisé). Il n’est pas obligatoire de les envoyer systématiquement, mais le refus de communication à un acheteur qui les demande constitue une faute.

Il est possible d’avoir des CGV différenciées selon les catégories d’acheteurs (par exemple, des conditions différentes pour les grossistes et les détaillants), à condition que ces catégories soient définies selon des critères objectifs et non discriminatoires. Dans ce cas, vous ne communiquez à un acheteur que les CGV qui concernent sa catégorie.

Le contenu essentiel des CGV

Pour servir de base solide à la négociation, vos CGV doivent comporter un certain nombre d’informations clés, détaillées à l’article L.441-1 du Code de commerce :

Les conditions de vente elles-mêmes (modalités de commande, transfert de propriété, transfert des risques, garanties éventuelles…).
Le barème des prix unitaires ou les modalités de calcul du prix.
Les réductions de prix envisageables (rabais, remises, ristournes) et leurs critères d’octroi objectifs et vérifiables.
Les conditions de règlement, qui doivent impérativement respecter les plafonds légaux (comme vu dans notre précédent article et définis à l’article L.441-10 du Code de commerce). Cela inclut les délais de paiement, les conditions d’escompte pour paiement anticipé, et le taux des pénalités de retard ainsi que l’indemnité forfaitaire de recouvrement.

Mentions spécifiques pour les produits agricoles et alimentaires

Le législateur, notamment avec les lois EGalim successives, a renforcé les obligations dans les CGV pour les produits agricoles et alimentaires, afin de mieux prendre en compte les coûts de production agricole. Ainsi, lorsque des indicateurs relatifs aux coûts de production existent (ceux publiés par les interprofessions ou par l’Observatoire de la formation des prix et des marges), les CGV doivent y faire référence et expliquer comment ils sont pris en compte dans la détermination du prix (article L.443-4 du Code de commerce).

De plus, pour ces mêmes produits, l’article L.441-1-1 du Code de commerce impose une transparence accrue sur la part des matières premières agricoles dans le tarif du fournisseur. Celui-ci doit choisir l’une des trois options suivantes dans ses CGV :

Présenter la part de chaque matière première agricole (et produit transformé majoritairement agricole) dans la composition du produit.
Présenter la part agrégée de ces matières premières agricoles et produits transformés.
Prévoir l’intervention (à ses frais) d’un tiers indépendant qui attestera, en cas d’évolution du tarif, la part de cette évolution liée aux coûts des matières premières agricoles. Cette attestation devra ensuite être fournie au distributeur.

Ces mécanismes visent à sanctuariser le coût de la matière première agricole dans la négociation.

Les CGV comme socle unique : une règle anti-abus

Pourquoi la loi insiste-t-elle sur le fait que les CGV sont le « socle unique » de la négociation ? L’objectif est clair : empêcher que la négociation ne soit inversée, situation où un acheteur puissant imposerait ses propres Conditions Générales d’Achat (CGA) comme point de départ indiscutable, ignorant les conditions du fournisseur. Les discussions doivent partir des propositions du vendeur (ses CGV) pour ensuite aboutir à un accord formalisé.

La convention écrite : formaliser le résultat de la négociation

Une fois la négociation achevée, un accord doit être formalisé par écrit. C’est l’objet de la convention récapitulative annuelle (ou pluriannuelle).

Quand une convention est-elle obligatoire ?

Le principe, posé par l’article L.441-3 du Code de commerce, est qu’une convention écrite doit être conclue entre le fournisseur et le distributeur (ou prestataire de services) pour mentionner les obligations réciproques auxquelles ils se sont engagés à l’issue de la négociation. Cela peut prendre la forme d’un document unique ou d’un contrat-cadre annuel complété par des contrats d’application.

La loi distingue deux régimes principaux pour le contenu de cette convention :

La convention « socle » (article L.441-3) : applicable par défaut à toutes les relations fournisseur/distributeur (y compris les grossistes).
La convention « Produits de Grande Consommation – PGC » (article L.441-4) : applicable aux fournisseurs et distributeurs (hors grossistes) pour les produits de grande consommation (dont la liste est fixée par décret). Cette convention doit inclure les éléments de la convention socle, plus des mentions additionnelles spécifiques.

Le contenu de la convention écrite

La convention « socle » (L.441-3) doit au minimum préciser, pour concourir à la détermination du prix convenu :

Les conditions de l’opération de vente issues de la négociation : cela inclut les éventuelles réductions de prix spécifiques négociées par rapport aux CGV initiales.
Les services relevant de la coopération commerciale : ces services, rendus par le distributeur pour favoriser la commercialisation des produits du fournisseur, doivent être distincts des simples obligations d’achat et de vente.
Les autres obligations destinées à favoriser la relation commerciale entre les parties (par exemple, des engagements logistiques spécifiques, même si la loi EGalim 3 incite désormais à les traiter dans une convention logistique distincte – voir article L.441-3 I bis).
L’objet, la date, les modalités d’exécution, la rémunération et les produits concernés pour tout service rendu par une entité étrangère liée au distributeur (visant notamment les accords avec les centrales d’achat internationales).

Zoom sur la « coopération commerciale »

Ce terme recouvre les services spécifiques que le distributeur peut rendre au fournisseur pour promouvoir ses produits : mise en avant en tête de gondole, opérations promotionnelles spécifiques, publicité sur le lieu de vente, etc.

Il est essentiel que ces services soient réels, distincts de la simple vente, et fassent l’objet d’une rémunération proportionnée. Une rémunération forfaitaire ou excessive, sans lien avec un service identifiable et effectif, pourrait être requalifiée en réduction de prix déguisée (« fausse coopération commerciale ») ou tomber sous le coup de l’interdiction d’obtenir un avantage sans contrepartie (prévue à l’article L.442-1, I, 1° du Code de commerce). La convention doit donc décrire précisément ces services et leur rémunération.

L’échéance butoir du 1er mars

Sauf pour les produits soumis à un cycle de commercialisation particulier (où le délai est de deux mois après le début de la période), la convention annuelle doit être signée avant le 1er mars. Cette date butoir est impérative. Le non-respect de cette échéance est passible d’une amende administrative spécifique, potentiellement très élevée, introduite par la loi EGalim 3 (article L.441-6 du Code de commerce).

De plus, à titre expérimental (jusqu’en mars 2026), la loi EGalim 3 prévoit qu’en cas d’échec des négociations au 1er mars, le fournisseur peut choisir soit de mettre fin à la relation commerciale sans que l’acheteur puisse invoquer une rupture brutale, soit de demander l’application d’un préavis classique (ouvrant la voie à une médiation).

Quelle place pour les Conditions Générales d’Achat (CGA) ?

Les Conditions Générales d’Achat (CGA) sont le pendant des CGV, mais du point de vue de l’acheteur. Elles expriment les conditions auxquelles l’acheteur souhaiterait idéalement contracter (délais de paiement souhaités, pénalités logistiques, conditions de réception des marchandises…).

Cependant, il est fondamental de rappeler que les CGA ne peuvent juridiquement pas constituer le socle de la négociation. Tenter d’imposer ses CGA sans tenir compte des CGV du fournisseur et sans réelle marge de négociation est une pratique risquée.

La jurisprudence, notamment dans des affaires impliquant la grande distribution (comme l’affaire Galec), a clairement sanctionné l’imposition de CGA non négociées ou contenant des clauses manifestement déséquilibrées au détriment du fournisseur, sur le fondement du déséquilibre significatif (article L.442-1, I, 2° du Code de commerce).

Concrètement, lorsque vous recevez les CGA d’un acheteur, analysez-les attentivement, comparez-les à vos propres CGV et identifiez les points qui nécessitent une négociation pour aboutir à un accord équilibré, formalisé ensuite dans la convention écrite.

Clauses importantes et sanctions

Au-delà de la structure générale, certaines clauses spécifiques méritent une attention particulière, et les manquements aux règles de formalisme sont sanctionnés.

La clause de renégociation du prix

Pour les contrats d’une durée d’exécution supérieure à trois mois portant sur des produits agricoles et alimentaires dont les prix sont affectés par la fluctuation des coûts des matières premières (agricoles, énergie, transport, emballages), l’article L.441-8 du Code de commerce impose l’insertion d’une clause de renégociation. Celle-ci doit définir les modalités permettant de prendre en compte ces variations de coûts (à la hausse comme à la baisse) pour ajuster le prix convenu. C’est un outil essentiel pour maintenir l’équilibre économique du contrat dans des marchés volatils.

Conventions pour produits manufacturés spécifiques

Un formalisme particulier existe aussi pour les achats de produits manufacturés fabriqués à la demande de l’acheteur pour être intégrés dans sa propre production (par exemple, un équipementier automobile achetant des pièces spécifiques). Si le montant annuel dépasse un seuil fixé par décret (actuellement 500 000 €), une convention écrite détaillant les conditions convenues est requise, conformément à l’article L.441-5 du Code de commerce.

Sanctions administratives

Les manquements aux règles de formalisme de la négociation commerciale sont passibles d’amendes administratives (prononcées par la DGCCRF) :

Le défaut de communication des CGV sur demande d’un acheteur professionnel peut entraîner une amende allant jusqu’à 15 000 € pour une personne physique et 75 000 € pour une personne morale (article L.441-1 du Code de commerce).
Le non-respect des règles relatives à la convention écrite (absence de convention, contenu incomplet, non-respect de la date butoir du 1er mars) est sanctionné par des amendes pouvant atteindre 75 000 € / 375 000 € (voire 1 M€ / 5 M€ pour certaines obligations spécifiques liées aux PGC ou le non-respect aggravé de la date butoir), selon l’article L.441-6 du Code de commerce.

Ces sanctions soulignent l’importance que le législateur attache à la transparence et au formalisme des négociations commerciales.

Les négociations commerciales annuelles sont un exercice exigeant, où les enjeux financiers et juridiques sont considérables. Maîtriser le cadre légal des CGV, des conventions et des CGA est indispensable pour défendre au mieux vos intérêts, que vous soyez fournisseur ou distributeur. Notre cabinet vous accompagne dans la rédaction et la revue de vos documents contractuels, ainsi que dans la préparation et la conduite de vos négociations, afin de sécuriser vos accords et prévenir les litiges. Pour une analyse de votre situation et un accompagnement adapté, n’hésitez pas à nous contacter.