La publication des actes de procédure au fichier immobilier impose d’y identifier les immeubles dans le respect des règles propres à la publicité foncière. Les indications que l’acte doit contenir sont détaillées aux alinéas 1 et 3 de l’article 7 du décret n° 55-22 du 4 janvier 1955, qui concernent respectivement les immeubles simples et les immeubles en copropriété.
L’identification des immeubles
Le premier alinéa de l’article 7 du décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 dispose que “Tout acte ou décision judiciaire sujet à publicité dans un service chargé de la publicité foncière doit indiquer, pour chacun des immeubles qu’il concerne, la nature, la situation, la contenance et la désignation cadastrale (section, numéro du plan et lieu-dit). Le lieu-dit est remplacé par l’indication de la rue et du numéro pour les immeubles situés dans les parties agglomérées des communes urbaines.”
La nature correspond à la description : maison, bâtiment industriel, parcelle constructible, etc.
La situation correspond à l’adresse : 55 rue du Faubourg-Saint-Honoré, 75008 Paris.
La contenance cadastrale est exprimée en hectares, ares et centiares : 01 ha, 55 a, 21 ca. La conversion en mètres carrés est simple : 15 521 m².
La désignation cadastrale est écrite dans le texte sous la forme de section, numéro de plan et lieu-dit ou rue et numéro dans les agglomérations. C’est une description incomplète car la section est parfois précédée d’un préfixe, si bien que la désignation cadastrale est généralement résumée dans le tableau qui suit, qu’il est habituel de trouver dans les actes notariés par exemple :
| Section | Numéro de plan | Lieudit ou adresse | Surface |
| 987 Z | 501 | 55 rue du Faubourg-Saint-Honoré 75008 Paris | 01 ha 55 a 21 ca |
Dans la colonne section, le chiffre 987 correspond au préfixe et la lettre Z correspond à la section proprement dite.
L’identification des immeubles en copropriété
Le troisième alinéa de l’article 7 du décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 dispose que “Lorsque, sans réaliser ou constater une division de la propriété du sol entraînant changement de limite, il ne concerne qu’une ou plusieurs fractions d’un immeuble, l’acte ou la décision judiciaire doit comporter à la fois la désignation desdites fractions et celle de l’ensemble de l’immeuble. La désignation de la fraction est faite conformément à un état descriptif de division, ou, éventuellement, à un état modificatif, établi dans les conditions fixées par décret, et préalablement publié ; elle doit mentionner le numéro du lot dans lequel la fraction est comprise, et, sous réserve des exceptions prévues audit décret, la quote-part dans la propriété du sol afférente à ce lot. Les dispositions du présent alinéa ne sont pas applicables lorsque l’acte ou la décision concerne soit une servitude, soit un droit d’usage ou d’habitation, soit un bail de plus de douze années. Elles sont également sans application lorsque l’acte ou la décision entraîne la suppression de la division de l’immeuble.”
La création d’une copropriété impose la publication, au fichier immobilier, d’un état descriptif de division. L’état descriptif de division décrit la division d’un immeuble en lots de copropriété, décrit la consistance de chacun d’entre eux et leur détermine la quote-part de parties communes qui leur est associée, exprimée en tantièmes.
Lorsque le notaire enregistre la vente d’un lot de copropriété, sauf transformation du lot, il reconduit la description faite dans l’état descriptif de division.
Par ailleurs, la modification de l’état descriptif de division postérieurement à la vente d’un lot permet de modifier sa consistance : cela arrive fréquemment dans les petites copropriétés dans lesquelles les copropriétaires décident, par exemple, de modifier la consistance du lot n° 4 pour y incorporer les combles que le propriétaire du lot n° 4 s’est approprié, afin qu’il supporte les charges d’entretien y afférentes et que les tantièmes soient modifiés.
Pour le dire autrement, l’acte de vente est une photographie à un instant T de l’état d’un bien immobilier, tandis que l’état descriptif de division et ses modificatifs sont un film.
La description d’un lot de copropriété correspond ajoute, à la description classique d’un immeuble, trois éléments : le numéro de lot de copropriété, sa désignation et les tantièmes.
Et compte tenu de l’importance de l’état descriptif de division et de son rôle dans la désignation des lots, il y a lieu de le mentionner et de mentionner tous ses modificatifs, avec leurs références de publication.
La division volumétrique
Le décret n’impose pas de mentionner la division volumétrique, qu’il est pourtant indispensable de reprendre lorsqu’elle existe.
La division volumétrique est utilisée pour organiser des imbrications verticales d’immeubles qu’il n’y a pas lieu d’organiser en copropriété.
Rappelons que le statut de copropriété a avant tout et surtout pour objet d’organiser la gestion des parties communes. En effet, l’article 1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, dispose à ses deux premiers alinéas que « La présente loi régit tout immeuble bâti ou groupe d’immeubles bâtis dont la propriété est répartie, entre plusieurs personnes, par lots.
Le lot de copropriété comporte obligatoirement une partie privative et une quote-part de parties communes, lesquelles sont indissociables. »
La division volumétrique permet, par exemple, de ranger dans des volumes différents la cave de X qui se prolonge sous le plancher de Y sans créer de copropriété.
Un lot de volume peut contenir une copropriété. C’est pourquoi lorsqu’il existe, le numéro de division volumétrique précède la description de l’immeuble.
Par exemple, la cave de X est rattachée à une maison d’habitation, et elle se prolonge sous un immeuble en copropriété Y.
FR 
EN